Le aziende moderne dispongono di un inventario in continua evoluzione delle risorse IT, che comprende hardware (dispositivi come laptop, tablet, telefoni cellulari e altro), software (i programmi che vengono eseguiti su questi dispositivi), licenze, contratti di supporto/accordi sul livello di servizio (SLA), sistemi di gestione dei dati e molto altro. Non si tratta solo di costosi investimenti aziendali, ma anche di risorse fondamentali per la crescita economica e per sostenere la produttività delle persone.

La gestione delle risorse IT (ITAM) consente ai canali IT di controllare l'intero ciclo di vita delle risorse IT di un'azienda, con l'obiettivo di ottenere un aumento del ritorno sull'investimento (ROI) e una maggiore sicurezza per l'azienda.

Quanto è importante l'ITAM per i sistemi informatici?

In un'epoca digitale come la nostra, caratterizzata da un numero sempre maggiore di risorse IT di vitale importanza per il supporto del lavoro (sia esso ibrido, remoto o in ufficio) e in cui gli investimenti in risorse IT rivestono un ruolo di primo piano nel bilancio di ogni azienda, il sistema ITAM ha assunto un rilievo mai visto prima. Le soluzioni di gestione delle risorse IT permettono alle organizzazioni di disporre di una visione completa non solo dell'inventario hardware e software, ma anche delle modalità di utilizzo, supporto, protezione e molto altro. Inoltre, le aiuta a gestire al meglio tutte quelle risorse fondamentali per l'azienda stessa.

In un momento in cui le minacce informatiche si evolvono costantemente, per volume e complessità, gli strumenti del sistema ITAM contribuiscono alla protezione delle organizzazioni (e dei loro dati), aiutandole a evitare e a rispondere in modo efficace agli attacchi informatici.

Perché la gestione delle risorse IT è importante?

Senza la giusta manutenzione, l'aggiornamento, la gestione e l'ottimizzazione delle costose risorse IT, è come se stessi buttando i soldi dalla finestra.

Il sistema ITAM ha assunto un ruolo importante nelle attività aziendali contemporanee in quanto fornisce visibilità e controllo, oltre a permetterti di gestire in modo dinamico e di ottenere il massimo profitto da ogni risorsa. L'ITAM contribuisce all'efficienza operativa e alla riduzione dei costi allungando la vita operativa delle risorse IT e aiutando le organizzazioni a capire quali sono le risorse che stanno per giungere alla fine del loro ciclo vitale e che devono essere sostituite.

Per chi è indicato un software di gestione delle risorse IT?

Qualsiasi organizzazione che disponga di risorse IT da gestire e proteggere può trarre vantaggio da un software di gestione delle risorse IT. Le aziende e i canali IT di ogni dimensione possono trarre vantaggio dalla possibilità di tracciare e gestire le risorse (compresi hardware, software e server) per il loro intero ciclo vitale, oltre a poter:

• Collegare le risorse IT a utenti specifici per scopi di conformità/responsabilità.
• Associare le risorse ai dispositivi online.
• Mettere in relazione le risorse con le richieste di assistenza, in modo da avere un'unica visione unificata dei dispositivi, del software e dei clienti.

Che tipo di problemi/sfide aiuta a risolvere l'ITAM?

La gestione delle risorse IT aiuta a risolvere diverse sfide informatiche di importanza cruciale:

• Aumento dei costi in un contesto in cui i sistemi IT sono in rapida evoluzione
  La pressione sui costi e il ritmo crescente dell’evoluzione digitale hanno oggi un forte impatto su tutte le aziende, di qualsiasi dimensione. Sapere di quale tecnologia si ha bisogno è sempre complesso, ma molte organizzazioni investono sull'approvvigionamento di tecnologie con una tale velocità che non sanno nemmeno quali siano le risorse IT di cui dispongono. Un vero incubo per riuscire a controllare i costi e a organizzarsi in maniera strategica.
• Trovare un senso nella complessità delle infrastrutture IT
  A questo proposito, i professionisti IT contemporanei devono occuparsi di una schiera in continua e inarrestabile crescita di hardware, software e server. Dispongono già di molteplici sistemi e strumenti e (ahimè) probabilmente trascurano di ottimizzare ciò per cui hanno già pagato. Scegliere di acquistare altre risorse non è la risposta, piuttosto lo è una migliore gestione di quelle che già si hanno (e l'ottimizzazione delle risorse è anche più conveniente).
• Soddisfare gli standard di conformità e sicurezza
  Al fine di garantire la conformità e la sicurezza IT, è necessario accedere ai dati di vulnerabilità e a quelli relativi a licenze software, contratti e simili. Senza questi dati, non si può nemmeno sapere se si è protetti e conformi: la catastrofe è dietro l'angolo. I professionisti IT devono semplicemente gestire il proprio database di risorse informatiche ed essere pronti a fornire informazioni in merito. Il software ITAM automatizza la reportistica e facilita la conformità, inoltre esegue indagini veloci ed efficaci per scovare potenziali attacchi informatici.

L'ITAM offre numerosi vantaggi, tra cui:

• Gestione semplice delle risorse tramite un database centralizzato
  Le risorse possono rivelarsi estremamente difficili da tracciare e gestire quando sono elencate in posti diversi o su fogli di calcolo obsoleti. Un sistema di rilevamento decentralizzato è fonte di disorganizzazione e imprecisioni, ciò porta a scarse prestazioni e processi decisionali scadenti. D'altro canto, avere un'unica fonte del sapere permette alle organizzazioni di disporre di un quadro completo delle risorse che possiedono e quali devono essere dismesse, aggiornate e migliorate.
• Ottimizzazione dei risparmi e dell'efficienza
  L’ITAM supporta l’uso intelligente di risorse IT costose, mitiga il rischio IT, riduce gli sprechi e i costi grazie a dati fruibili in tempo reale sullo stato attuale dell’inventario delle risorse in modo da consentire un processo decisionale consapevole.
  I responsabili possono vedere lo stato delle proprie risorse IT con un quadro completo dell’intero ciclo di vita di ciascuna risorsa. Quando una risorsa non è più in uso, o si sta rompendo, è possibile dismetterla o sostituirla velocemente e senza costi esorbitanti.
• L'onboarding e offboarding dei dipendenti non è mai stato così facile
  L’ITAM permette alle organizzazioni di tracciare e gestire le risorse IT di tutti i dipendenti, sia in entrata che in uscita, in questo modo è possibile accertarsi che i nuovi assunti dispongano delle risorse IT necessarie per iniziare a lavorare e che quelle dei dipendenti che lasciano l’azienda siano protette e rese disponibili per altri.
• Conformità delle licenze software garantita
  Le aziende che prendono in licenza software di terzi devono rispettare i termini e le condizioni degli stessi. A volte, infatti, i fornitori di software vengono a verificare come un'azienda sta utilizzando un proprio software così da assicurarne la conformità. Il mancato rispetto delle licenze e degli accordi può portare a multe salate o a conseguenze persino peggiori.
  Il sistema ITAM monitora automaticamente tutti i software installati su tutti i computer, redige relazioni e aiuta a garantire che le risorse IT siano conformi a tutti gli accordi di licenza in vigore.
• Favorisce un processo decisionale consapevole
  I dati raccolti dall’ITAM assistono le aziende nella valutazione di acquisti e implementazioni precedenti di software/hardware, che a loro volta contribuiscono a rendere il processo di approvvigionamento migliore e più informato sui dati, in un’ottica presente e futura. L’ITAM fornisce dati determinanti per il calcolo del budget e delle previsioni. Tra questi, le risorse in scadenza, i potenziali costi di sostituzione e i dati aggiornati sulle garanzie in modo che l'azienda possa scongiurare inutili spese di manutenzione o multe per la violazione degli accordi sui livelli di servizio (SLA).
• Le minacce alla sicurezza informatica non saranno più un problema per la tua azienda e i tuoi clienti
  Integrare la gestione delle risorse IT alla sicurezza informatica è determinante per proteggere le tue risorse da qualsiasi minaccia. Una simile combinazione di ITAM e sicurezza informatica consolida la gestione delle vulnerabilità e ottimizza la risposta agli eventi imprevisti, mettendo le aziende in condizione di poter affrontare le minacce informatiche in continua evoluzione e altre criticità in materia di sicurezza.
  L’ITAM ti permette di avere uno sguardo chiaro sull’infrastruttura IT e di rilevare le minacce informatiche nel momento e nel luogo in cui si manifestano, di indagare sull’origine e sull’impatto che la minaccia avrà sulla tua rete e di intervenire per contrastarla.

Quali sono gli elementi principali di un sistema di gestione delle risorse IT?

Tra gli elementi fondamentali dell'ITAM troviamo:

• Individuazione automatica delle risorse: il sistema ITAM rileva automaticamente qualsiasi hardware e software installato sulla rete di un'organizzazione.
• Gestione dell'inventario: il sistema ITAM tiene traccia di tutte le risorse utilizzate da un'organizzazione. L'inventario comprende dati di risorse quali il nome, il tipo di accordo di licenza e la versione.
• Gestione della licenza: il sistema ITAM archivia le licenze delle risorse. L'organizzazione viene quindi avvisata automaticamente se dispone di una licenza limitata e rischia di violare un accordo di licenza o se dispone di una licenza superiore (ad es. se ha acquistato un software che utilizza poco o non utilizza mai). L'ITAM tiene anche traccia della data di scadenza degli accordi di licenza e avvisa l'organizzazione preventivamente. È chiaro che in termini di conformità i vantaggi sono incontestabili.
• Gestione delle patch e delle versioni: il sistema ITAM tiene traccia della distribuzione di nuove patch e versioni del software per garantire la protezione, l'aggiornamento e l'efficienza di tutti i computer.

Che tipo di connessione c'è tra l'ITAM e la sicurezza informatica?

L'ITAM è un aspetto importante di una solida strategia in materia di sicurezza informatica. La gestione delle risorse IT ti permette di avere un quadro completo di quali dispositivi si connettono al tuo sistema, come si connettono, per quanto tempo rimangono connessi, cosa fanno e molto altro.

Se si verificano minacce informatiche e il tuo sistema viene violato, l'ITAM ti fornisce dati utili e tempestivi che puoi utilizzare per indagare e mitigare gli effetti delle minacce. Senza l'ITAM potresti nuotare alla cieca in un mare di attacchi informatici.

Grazie alla visibilità che ti fornisce l'ITAM, puoi:

• Scovare le minacce informatiche nel momento e nel luogo in cui sorgono.
• Indagare l'origine della minaccia informatica e il suo impatto sulla tua rete.
• Agire per contrastare la minaccia informatica.

Valuta quali sono le esigenze principali legate alla gestione delle tue risorse IT. Fai un inventario di tutte le tecnologie e dei fornitori su cui fai già affidamento per gestire le risorse IT. Questa auto-valutazione ti aiuterà a determinare il tipo di approccio da adottare durante la transizione verso uno strumento di gestione delle risorse più completo. 

Nel momento in cui hai chiaro su cosa stai facendo affidamento per la gestione delle risorse, inizia a raccogliere informazioni e fai ricerche per capire quali sono i miglioramenti attuabili. Di seguito troverai una lista delle nostre risorse.  

Ecco alcune ottime domande da porti:

• Come gestiscono le loro risorse IT le migliori aziende del settore?
• Come possiamo definire le priorità di ciascuno dei nostri obiettivi per stimolare un miglioramento in ciò che facciamo?
• Cosa dovremmo aspettarci dalle soluzioni ITAM e/o dai nostri fornitori?

Quali strumenti o funzionalità offre un tipico sistema ITAM?

Beh, non tutte le soluzioni ITAM si equivalgono, ma qui di seguito troverai 7 strumenti/caratteristiche che dovresti ricercare in ognuna di esse:

• Inserimento manuale delle risorse: consente di aggiungere manualmente qualsiasi tipo di risorsa hardware IT e di iniziare a costruire il database.
• Importazione in blocco di risorse: per facilitare l'inserimento e la migrazione dei dati da altre fonti (tramite un modello scaricabile).
• Elenco d'inventario: una vista unica per tutte le risorse del database che mostrano informazioni importanti.
• Visualizzazione dei dettagli delle risorse: consente di accedere al profilo di un elemento selezionato e a tutte le informazioni dettagliate collegate a quell'elemento.
• Azioni sulle risorse: consente di eseguire operazioni di gestione delle risorse di base per ogni articolo direttamente dall'elenco dell'inventario, dalla schermata dei dettagli o durante l'inserimento manuale.
• Categorie personalizzate: campi o etichette che consentono di adattare informazioni/dati alle specifiche esigenze/modalità di lavoro dell'azienda.
• Capacità di ricerca: permette di trovare la risorsa o l'informazione IT desiderata all'interno del database.

Quali sono le migliori pratiche per l'implementazione dell'ITAM?

Le migliori pratiche per l'implementazione dell'ITAM sono in costante evoluzione e dovrebbero essere adattate alle proprie esigenze, ma qui di seguito troverai una raccolta selezionata delle migliori pratiche da seguire quando vorrai implementare l'ITAM:

Definisci chiaramente gli obiettivi e l'ambito di applicazione

Innanzitutto, è necessario definire con precisione gli obiettivi del tuo programma ITAM. Stabilisci esattamente quali risorse IT gestirai, quali dati devi raccogliere e quali risultati ti aspetti di ottenere nell'ambito della gestione delle risorse (ovvero, i tuoi KPI/metriche di successo). L'ITAM ti aiuterà a raggiungere l'obiettivo, ma devi iniziare con una meta ben precisa in mente.

Guadagnati il sostegno dei piani alti

Ottieni il supporto e un budget dai piani alti e assicurati uno sponsor per il tuo impegno ITAM. In questo modo eviti che l'ITAM non venga trattato come una priorità strategica e rimanga incagliato a metà dell'implementazione.

Crea un team interfunzionale

Crea un team con i membri più importanti dell'IT, degli acquisti, della finanza e degli altri dipartimenti coinvolti. Questo gruppo interfunzionale consentirà di adottare un approccio completo all'implementazione dell'ITAM.

Crea e documenta le politiche e le procedure

Elabora politiche e procedure ITAM chiare che definiscano le modalità di acquisizione, tracciamento e dismissione delle risorse IT, assicurandoti al contempo che tali politiche siano in linea con gli obiettivi e i requisiti normativi dell'organizzazione.

Assicurati che l'inventario sia gestito in maniera continuativa

Crea un inventario completo di tutte le risorse IT, compresi hardware, software, licenze e dati associati. Se possibile, utilizza strumenti automatizzati per l'individuazione delle risorse.

Garantisci l'accuratezza e la qualità dei dati

Fai tutto ciò che è in tuo potere per garantire che i dati raccolti sulle risorse siano accurati, aggiornati e completi. Verifica regolarmente tali dati per evitare potenziali imprecisioni.

Classifica e cataloga le attività

Classifica le risorse IT in funzione della loro importanza, della titolarità e di altri fattori rilevanti. Questo contribuisce a dare priorità agli interventi di gestione e a prendere decisioni consapevoli.

Crea strutture per la gestione del ciclo di vita delle risorse

Sviluppa processi che riguardano l'intero ciclo vitale delle risorse, dall'approvvigionamento al loro aggiornamento, fino allo smaltimento. Questo include un monitoraggio costante dei contratti di garanzia e supporto.

Strumenti automatici e tecnologia

Investi in software e strumenti ITAM in grado di automatizzare e ottimizzare l'intero flusso di lavoro per il rilevamento delle risorse, la raccolta dei dati relativi a queste ultime e la relativa reportistica. Una volta impostata l'automazione, la quantità di lavoro manuale e di errori umani si ridurrà drasticamente. L'ITAM si occupa proprio di questo: promuovere l'efficienza.

Se hai letto fino a qui, allora sappi che sai già molto di più sulla gestione delle risorse IT di tanti professionisti informatici. Qui troverai alcune risorse per ampliare ulteriormente le tue conoscenze:

• International Association of IT Asset Managers (IAITAM): si tratta di una delle organizzazioni più quotate del settore. La IAITAM mette a disposizione certificazioni, formazione ed eventi per aiutare i professionisti IT a rimanere aggiornati sulle migliori pratiche ITAM.
  • Filiali e gruppi utente locali di IAITAM: esistono numerosi gruppi utente e filiali locali affiliati a IAITAM e possono rappresentare l'opportunità perfetta per condividere le proprie conoscenze con altri professionisti ITAM.
• ITAM Review: una risorsa online che mette a disposizione notizie, articoli e recensioni sulla gestione delle risorse IT.
• Organizzazioni di Software asset management (SAM): a seconda di quale sia la tua area di interesse, organizzazioni SAM come l'International Business Software Managers Association (IBSMA) o la Business Software Alliance (BSA) possono fornirti risorse e informazioni preziose.
• Risorse specifiche per i fornitori: molti fornitori di soluzioni IT (compresa GoTo Connect) dispongono delle proprie risorse per la gestione delle risorse informatiche dei propri prodotti. Se stai prendendo in considerazione dei fornitori specifici, e le loro offerte ITAM, questa potrebbe essere una scelta valida.