Moderne Unternehmen verfügen über einen ständig fluktuierenden Bestand an IT-Assets. Dazu gehören Hardware (Geräte, z. B. Laptops, Tablets oder Smartphones), Software (die Programme, die auf diesen Geräten laufen), Lizenzen, Supportverträge, Service-Level-Agreements (SLAs), Datenmanagement-Systeme und mehr. Diese Assets sind nicht nur teure Investitionen, sie sind auch kritisch für das Wachstum des Unternehmens und für die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden.

IT-Assetmanagement (ITAM) gibt IT-Teams die Möglichkeit, den gesamten Lebenszyklus der IT-Assets eines Unternehmens zu verwalten, mit dem Ziel einen höheren ROI und einen verbesserten Sicherheitsstatus für das Unternehmen zu erreichen.

Wie wichtig ist ITAM für die IT?

Im modernen digitalen Zeitalter werden immer mehr IT-Assets zu kritischen Tools für die tägliche Arbeit (ob hybrid, remote oder im Büro) und die Ausgaben für IT-Assets sind ein wachsender Posten in der Unternehmensbilanz. Dementsprechend ist ITAM wichtiger denn je. Mit einer Lösung für das IT-Assetmanagement erhalten Unternehmen nicht nur einen vollständigen Überblick über den Hardware- und Softwarebestand, sondern auch über den Einsatz, Support und Schutz von Assets – und das ist noch nicht alles. Es hilft ihnen auch dabei, die Assets optimal zu verwalten.

Mit der wachsenden Anzahl und Komplexität von Cyberbedrohungen wird ITAM in der heutigen Arbeitswelt zu einem wichtigen Tool für Unternehmen, das sie dabei unterstützt, sich (und ihre Daten) abzusichern, und das ihnen ermöglicht, Cyberangriffe zu vermeiden und effektiv darauf zu reagieren.

Warum ist IT-Assetmanagement so wichtig?

Wenn Sie Ihre wertvollen IT-Assets nicht angemessen warten, aktualisieren und verwalten, werfen Sie quasi Geld zum Fenster raus.

ITAM nimmt in modernen Geschäftsprozessen eine wichtige Rolle ein, da es Transparenz und Kontrollierbarkeit fördert und Ihnen erlaubt, Ihre Assets dynamisch zu verwalten und das meiste aus ihnen herauszuholen. Mit ITAM senken Sie die Kosten und steigern die betriebliche Effizienz, indem Sie die Lebensdauer Ihrer IT-Assets verlängern und erkennen, welche Assets in Ihrem Unternehmen das Ende Ihres Lebenszyklus erreichen und ersetzt werden müssen.

Wer benötigt Software für das IT-Assetmanagement?

IT-Assetmanagement-Software bringt eine Reihe von Vorteilen für jedes Unternehmen, das IT-Assets verwalten und schützen muss. Unternehmen und IT-Teams aller Größen profitieren von der Nachverfolgung und Verwaltung ihrer Assets (z. B. Hardware, Software und Server) über den gesamten Lebenszyklus. Darüber hinaus profitieren Sie von:

• der Verbindung einzelner IT-Assets mit individuellen Benutzer:innen zur Gewährleistung der Compliance und Rechenschaftspflicht
• der Verknüpfung von Assets mit Onlinegeräten
• der Zuordnung von Assets zu Supporttickets und der zentralisierten Darstellung aller Geräte, Softwares und Benutzer:innen

Welche Probleme und Herausforderungen kann ITAM für Unternehmen lösen?

IT-Assetmanagement hilft Ihnen dabei, verschiedene kritische Herausforderungen für die IT zu lösen:

• Steigende Kosten aufgrund von rapiden Änderungen in der IT
  Steigender Kostendruck und die zunehmende Geschwindigkeit der digitalen Transformation haben heutzutage Auswirkungen auf Unternehmen aller Größen. Es ist nicht immer einfach zu verstehen, welche Technologien Sie tatsächlich benötigen, aber viele Unternehmen sind bei der Beschaffung neuer Technologien so schnell, dass sie nicht einmal wissen, über welche IT-Assets sie bereits verfügen. Das ist ein Albtraum für die Strategieplanung und Kostenkontrolle.
• Komplexe IT-Infrastruktur verstehen
  Wie bereits angedeutet müssen IT-Expert:innen heutzutage in der Lage sein, einen wachsenden und geradezu schwindelerregenden Bestand von Hardware, Software und Servern zu verwalten. Sie haben bereits Zugriff auf eine ganze Reihe von kostenintensiven Systemen und Tools, aus denen sie aber (leider) höchstwahrscheinlich nicht den größtmöglichen Nutzen ziehen können. Der Einkauf weiterer Assets ist keine Lösung für dieses Problem, aber ein besseres Management der bestehenden Assets schon (und die Optimierung bestehender Assets ist außerdem kostengünstiger).
• Einhaltung von Sicherheits- und Compliancevorgaben
  Für effektive IT-Compliance und -Sicherheit benötigen Sie Zugriff auf Schwachstellendaten und Informationen zu Softwarelizenzen, -verträgen und mehr. Ohne diese Daten ist es unmöglich zu wissen, ob Sie alle Sicherheits- und Compliancevorgaben erfüllen. So sind Katastrophen vorprogrammiert. Das Pflegen der IT-Asset-Datenbank ist ein absolutes Muss für alle IT-Expert:innen – dazu gehört auch die Fähigkeit, Berichte zum Zustand der Datenbank abzugeben. Mit ITAM-Software automatisieren Sie die Berichterstattung und vereinfachen die Compliance. Sie ermöglicht außerdem eine schnelle und effektive Untersuchung von Cyberangriffen.

ITAM hat viele Vorteile, zum Beispiel:

• Vereinfachte Verwaltung von Assets über eine zentralisierte Asset-Datenbank
  Es kann extrem schwierig sein, einen Überblick über Ihre Assets zu behalten, wenn sie an verschiedenen Orten oder lediglich in veralteten Tabellenblättern gelistet sind. Ein dezentralisiertes Tracking-System führt zu Desorganisation und Ungenauigkeiten, was wiederum Ineffizienz und suboptimale Entscheidungsfindungen zur Folge hat. Im Gegensatz dazu bietet eine Single Source of Truth einen kompletten Überblick über alle Assets eines Unternehmens und darüber, welche Assets ausgemustert, erneuert oder optimiert werden müssen.
• Maximale Kosteneinsparungen und Effizienz
  ITAM bietet umsetzbare Echtzeitdaten zum aktuellen Status Ihres Asset-Bestands, die es Ihnen ermöglichen, fundierte Entscheidungen zu treffen. So unterstützt es Sie beim effizienten Einsatz Ihrer wertvollen IT-Assets, trägt zu Verminderung von IT-Risiken bei, verhindert unnötigen Abfall und reduziert die Kosten.
  Führungskräfte können den Status aller IT-Assets einsehen und erhalten einen kompletten Überblick über den gesamten Lebenszyklus jedes Assets. Wenn ein Asset nicht länger benötigt wird oder nicht mehr funktioniert, kann es rechtzeitig und kostengünstig entsorgt oder ersetzt werden.
• Unkompliziertes Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden
  Mit ITAM können Unternehmen die IT-Assets aller Mitarbeitenden nachverfolgen und verwalten, unabhängig davon, ob sie neu beim Unternehmen anfangen oder es verlassen. So stellen Sie sicher, dass Ihre neuen Mitarbeitenden die richtigen IT-Assets haben, um gleich vom ersten Tag an produktiv zu arbeiten, und dass die IT-Assets ehemaliger Kolleg:innen gesichert sind und anderen Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden können.
• Compliance für Softwarelizenzen
  Unternehmen, die Software von Drittanbietern lizenzieren, sind verpflichtete, die Nutzungsbedingungen der Lizenz einzuhalten. Softwareanbieter führen sogar manchmal vor Ort Audits durch, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen ihre Software gemäß den Nutzungsbedingungen einsetzt. Wenn die Software nicht im Rahmen der Lizenz- und Nutzungsbedingungen eingesetzt wird, kann das zu hohen Geldstrafen oder Schlimmerem führen.
  ITAM überwacht automatisch den auf allen Computern installierten Softwarebestand, erstellt Berichte und gewährleistet die Compliance mit allen zutreffenden Lizenzbedingungen Ihrer IT-Assets.
• Fundierte Entscheidungsfindung
  Die vom ITAM bereitgestellten Daten helfen Unternehmen bei der Bewertung früherer Software- und Hardwarekäufe, wodurch der Beschaffungsprozess für IT-Assets datenorientiert gestaltet werden kann – jetzt und in der Zukunft. Mit ITAM erhalten Sie wichtige Daten für die Budgetierung und Prognose zukünftiger Entwicklungen. Dazu gehören Assets, die bald das Ende ihrer Lebensdauer erreichen, die potenziellen Wiederbeschaffungskosten und aktuelle Informationen zur Gewährleistung. Diese Daten helfen Unternehmen dabei, unnötige Reparaturkosten und Strafzahlungen für verletzte Service-Level-Agreements (SLAs) zu vermeiden.
• Schutz von Unternehmen und Benutzer:innen vor Cyberbedrohungen
  Für den Schutz Ihrer Assets gegen Cyberbedrohungen ist es wichtig, dass Sie Ihr IT-Assetmanagement mit Ihrer Cybersicherheit in Einklang bringen. Die Kombination aus ITAM und Cybersicherheit verbessert Ihr Schwachstellen-Management und gewährleistet eine optimale Vorfallreaktion. So sind Unternehmen perfekt darauf vorbereitet, mit aktuellen Cyberbedrohungen und anderen Sicherheitsherausforderungen umzugehen.
  Mit ITAM erhalten Sie einen Überblick über Ihre IT-Infrastruktur. Das hilft Ihnen dabei, zu erkennen, wann und wo Cyberbedrohungen auftreten, zu ermitteln, wo eine Cyberbedrohung ihren Ursprung genommen hat und welche Auswirkung sie auf Ihr Netzwerk hat. Auf dieser Grundlage können Sie dann effektiv gegen Cyberbedrohungen vorgehen.

Aus welchen Kernkomponenten setzt sich das IT-Assetmanagement zusammen?

Zu den wichtigsten Komponenten des ITAM gehören:

• Automatische Bestandserkennung: ITAM erkennt automatisch Hardware und Software, die im Netzwerk Ihres Unternehmens installiert werden.
• Bestandsverwaltung: ITAM dokumentiert alle Assets, die vom Unternehmen eingesetzt werden. Der aufgezeichnete Bestand enthält Informationen, wie den Namen, die Art der Lizenzvereinbarung und die Version des Assets.
• Lizenzverwaltung: ITAM speichert alle Asset-Lizenzen. Das Unternehmen wird dann automatisch benachrichtigt, wenn zu wenige Lizenzen vorhanden sind und die Gefahr besteht, dass Lizenzvereinbarungen verletzt werden, oder wenn zu viele Lizenzen vorhanden sind, also Software gekauft wurde, die wenig oder gar nicht verwendet wird. ITAM verfolgt außerdem die Ablaufdaten bestehender Lizenzvereinbarungen und warnt das Unternehmen, bevor eine Lizenz abläuft. Die Vorteile für die Compliance liegen auf der Hand.
• Patch- und Versionsmanagement: ITAM überwacht die Bereitstellung neuer Software-Patches und -Versionen, um zu gewährleisten, dass alle Computer abgesichert sind, aktualisiert werden und effizient laufen.

Welcher Zusammenhang besteht zwischen ITAM und Cybersicherheit?

ITAM ist ein wichtiger Bestandteil der allgemeinen Cybersicherheit Ihres Unternehmens. Mit dem IT-Assetmanagement erhalten Sie einen vollständigen Überblick darüber, welche Geräte sich mit Ihrem System verbinden, wie sie verbunden sind, wie lange sie verbunden sind, welche Aktionen sie ausführen und mehr.

Wenn Cyberbedrohungen auftreten und in Ihr System eindringen, erhalten Sie vom ITAM relevante Daten in Echtzeit, die Ihnen dabei helfen, Bedrohungen zu untersuchen und zu beheben. Ohne ITAM fliegen Sie möglicherweise blind in einen Sturm aus Cyberangriffen.

Mit den vom ITAM bereitgestellten Einblicken können Sie:

• erkennen, wann und wo Cyberbedrohungen auftreten
• den Ursprung und die Auswirkung einer Cyberbedrohung untersuchen
• gegen diese Cyberbedrohungen vorgehen

Denken Sie über die speziellen Bedürfnisse nach, die Sie in Bezug auf das Management Ihrer IT-Assets haben. Machen Sie eine Bestandsaufnahme aller Technologien und Anbieter, mit denen Sie beim Management Ihrer IT-Assets bereits zusammenarbeiten. Anhand dieser Selbstbeurteilung können Sie festlegen, wie Sie den Umstieg auf ein umfassenderes Tool für das IT-Assetmanagement am besten angehen können. 

Sobald Sie genauer wissen, welche Systeme Sie bereits für das Assetmanagement einsetzen, können Sie weitere Informationen einholen und recherchieren, damit Sie ein besseres Gefühl dafür entwickeln, welche Verbesserungen Sie vornehmen können. Weiter unten finden Sie eine Liste mit hilfreichen Ressourcen.  

Hier sind einige wichtige Fragen, die Sie sich stellen können:

• Welchen Ansatz für das IT-Assetmanagement verwenden branchenführende Unternehmen?
• Wie können wir unsere angestrebten Ziele priorisieren, um unsere bestehenden Prozesse zu verbessern?
• Welche Erwartungen sollten wir an eine ITAM-Lösung oder einen Anbieter stellen?

Welche Tools sind normalerweise in einem ITAM-System enthalten?

Natürlich sind nicht alle ITAM-Lösungen exakt gleich, aber hier sind 7 Tools und Funktionen, die Sie auf jeden Fall erwarten sollten:

• Manuelle Eingabe von Assets: manuelle Erfassung aller Hardware-Assets für den anfänglichen Aufbau Ihrer Datenbank.
• Massenimport von Assets: minimiert den Aufwand beim Onboarding und der Migration von Daten aus anderen Quellen (mit herunterladbaren Vorlagen)
• Bestandsliste: zentralisierte Ansicht der Asset-Datenbank mit allen relevanten Informationen
• Asset-Detailansicht: Einzelansicht ausgewählter Elemente mit detaillierten Informationen zu diesem Element
• Asset-Aktionen: Zugriff auf grundlegende Assetmanagement-Funktionen für einzelne Elemente, entweder in der Bestandsliste, der Detailansicht oder während der manuellen Eingabe
• Benutzerdefinierte Kategorien: Felder oder Bezeichnungen für die Anpassung von Informationen und Daten an die speziellen Bedürfnisse oder Prozesse Ihres Unternehmens
• Suchfunktion: Finden einzelner IT-Assets oder relevanter Informationen in der Datenbank

Welche Best Practices sollten bei der Implementierung des ITAM beachtet werden?

Die Best Practices für die Implementierung eines ITAM-Systems entwickeln sich ständig weiter und sollten auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden, aber hier finden Sie eine unvollständige Liste von Best Practices, die Sie bei der Implementierung Ihres ITAM beachten sollten:

Definieren Sie Ziele und Umfang

Beginnen Sie damit, genau festzulegen, welche Ziele Ihr ITAM-Programm hat. Definieren Sie genau, welche IT-Assets Sie verwalten möchten, welche Daten Sie erfassen müssen und welche Ergebnisse Sie vom Assetmanagement erwarten können (d. h. Ihre KPIs oder Erfolgskennzahlen). ITAM wird Sie ans Ziel bringen, aber nur, wenn Sie zuerst eines festlegen.

Gewinnen Sie die Unterstützung von Führungskräften

Holen Sie sich Unterstützung und ein Budget von der Unternehmensführung und suchen Sie sich einen Sponsor für Ihr ITAM-Programm. So stellen Sie sicher, dass das ITAM als strategische Priorität behandelt wird und nicht auf halber Strecke zur Implementierung versackt.

Schaffen Sie ein abteilungsübergreifendes Team

Stellen Sie ein Team mit qualifizierten Mitgliedern aus verschiedenen Abteilungen zusammen, inklusive IT, Beschaffung und Finanzen. Mit diesem abteilungsübergreifenden Team gewährleisten Sie einen umfassenden Ansatz für die ITAM-Implementierung.

Erstellen und dokumentieren Sie Richtlinien und Prozesse

Erstellen Sie klare Richtlinien und Prozesse für das ITAM, die festlegen, wie IT-Assets beschafft, nachverfolgt und entsorgt werden. Stellen Sie gleichzeitig sicher, dass diese Richtlinien im Einklang mit den Zielen und gesetzlichen Vorschriften Ihres Unternehmens sind.

Betreiben Sie fortlaufende Bestandsverwaltung

Erstellen Sie ein vollständiges Bestandsinventar Ihrer IT-Assets, inklusive Hardware, Software, Lizenzen und zugehöriger Daten. Verwenden Sie automatisierte Tools für die Bestandserkennung, wenn möglich.

Gewährleisten Sie Richtigkeit und Qualität der Daten

Setzen Sie alles daran, dass die zu Assets erfassten Daten akkurat, aktuell und vollständig sind. Validieren Sie die Daten regelmäßig, um eventuelle Ungenauigkeiten zu eliminieren.

Klassifizieren und kategorisieren Sie Assets

Klassifizieren Sie Ihre Assets basierend auf der Wichtigkeit, Eigentümerschaft und anderen relevanten Faktoren. Das hilft Ihnen bei der Priorisierung der Verwaltungsaufgaben und bei der fundierten Entscheidungsfindung.

Entwickeln Sie Funktionen für das Lebenszyklus-Management

Schaffen Sie Prozesse für den gesamten Lebenszyklus eines Assets, von der Beschaffung, über die Aktualisierung, bis hin zur Entsorgung. Dazu zählt auch die Nachverfolgung von Gewährleistungs- und Supportverträgen.

Automatisieren Sie Tools und Technologien

Investieren Sie in ITAM-Software und -Tools für Automatisierung und Optimierung des gesamten Workflows zur Bestandserkennung, Asset-Datenerfassung und Asset-Berichterstattung. Sobald Sie die Automatisierung eingerichtet haben, wird der Umfang der manuell durchgeführten Arbeiten und der damit zusammenhängenden Ungenauigkeiten drastisch zurückgehen. Darum geht's beim ITAM – effizientes Arbeiten.

Wenn Sie bis hier gelesen haben, dann wissen Sie bereits mehr über das IT-Assetmanagement als viele IT-Expert:innen. Hier sind einige Ressourcen, falls Sie noch mehr herausfinden möchten:

• International Association of IT Asset Managers (IAITAM): Eine der angesehensten Organisationen in diesem Bereich. Die IAITAM bietet Zertifikate und veranstaltet Schulungen und Events zu ITAM-Best-Practices, damit IT-Expert:innen auf dem neuesten Stand bleiben.
  • IAITAM-Ortsverbände und -Nutzergemeinschaften: Die IAITAM arbeitet mit einer Reihe von Ortsverbänden und Nutzergemeinschaften zusammen, die hervorragende Gelegenheiten bieten, sich mit anderen ITAM-Expert:innen auszutauschen.
• ITAM Review: Hierbei handelt es sich um eine Onlinequelle für News, Beiträge und Rezensionen in Zusammenhang mit dem IT-Assetmanagement.
• Organisationen im Bereich Software-Assetmanagement (SAM): Je nachdem, wo genau Ihr Fokus liegt, bieten SAM-Organisationen, wie beispielsweise die International Business Software Managers Association (IBSMA) oder die Business Software Alliance (BSA), wertvolle Ressourcen und Insights.
• Ressourcen von spezifischen Anbietern: Viele Anbieter von IT-Lösungen, unter anderem auch GoTo, stellen eigene Ressourcen zum Assetmanagement für ihre Produkte zur Verfügung. Diese Ressourcen sind wertvoll, wenn es darum geht, sich für die ITAM-Lösung eines spezifischen Anbieters zu entscheiden.