À l'heure d'aujourd'hui, l'inventaire informatique des entreprises est en évolution constante. Il comprend le matériel (les appareils tels que les ordinateurs portables, les tablettes, les téléphones mobiles et plus encore), les logiciels (les programmes exécutés sur ces appareils), les licences, les contrats d'assistance et les accords de niveau de service (SLA), les systèmes de gestion des données et plus encore. Ces ressources ne sont pas seulement des investissements onéreux : elles sont essentielles pour la croissance de l'entreprise et pour favoriser la productivité des employés.

La gestion des ressources informatiques (ITAM) permet aux équipes informatiques de gérer entièrement le cycle de vie des ressources informatiques d'une entreprise, dans le but d'améliorer son retour sur investissement (ROI) et sa sécurité.

Quelle est l'importance de l'IATM en informatique ?

À l'époque du numérique, où de plus en plus de ressources informatiques sont essentielles pour le travail (qu'il soit hybride, à distance, ou dans un bureau) et où les investissements dans les ressources numériques pèsent de plus en plus dans le bilan d'une entreprise, l'ITAM n'a jamais été aussi importante. Les solutions de gestions des ressources informatiques offrent aux entreprises une visibilité complète de leur matériel et de leurs logiciels, mais également de leur utilisation, de l'assistance et de leur protection et plus encore. Elles les aident également à gérer ces ressources essentielles.

À une époque où les cybermenaces sont de plus en plus nombreuses et sophistiquées, les outils d'ITAM aident également les entreprises à se protéger (et à protéger leurs données) en leur permettant à la fois d'éviter les cyberattaques et d'y réagir avec efficacité.

En quoi la gestion des ressources informatiques est-elle importante ?

Si vous gérez et optimisez mal vos ressources informatiques onéreuses, et que vous ne faites pas correctement les maintenances et les mises à jour, vous jetez de l'argent par les fenêtres.

L'ITAM joue un rôle important dans les entreprises modernes, car elle vous donne de la visibilité et du contrôle. Elle vous permet de gérer de façon dynamique chaque ressource et d'en tirer le plus de valeur. L'ITAM réduit les coûts et améliore l'efficacité opérationnelle en prolongeant l'espérance de vie des ressources informatiques et en aidant les organisations à comprendre quelles ressources arrivent au terme de leur cycle de vie et doivent être remplacées.

Qui a besoin d'un logiciel de gestion des ressources informatiques ?

L'utilisation d'un logiciel de gestion des ressources informatiques peut être un atout pour toute entreprise qui doit gérer et protéger des ressources informatiques. Quelle que soit leur taille, les équipes informatiques tirent profit de la possibilité de suivre et de gérer les ressources, notamment le matériel, les logiciels et les serveurs, pendant tout leur cycle de vie. Elles peuvent également :

• Relier les ressources informatiques à des utilisateurs spécifiques pour la conformité/comptabilité
• Associer les ressources à des appareils en ligne
• Faire correspondre les ressources aux tickets d'assistance, afin d'avoir une vue unique des appareils, des logiciels et des utilisateurs

Quels sont les types de défis/problèmes que l'ITAM peut aider les organisations à résoudre ?

La gestion des ressources aide les organisations à relever plusieurs défis informatiques essentiels :

• L'augmentation des coûts, liée à l'évolution rapide du secteur de l'informatique
  Aujourd'hui, la pression liée aux coûts et le rythme de plus en plus soutenu de la transformation numérique ont un impact sur les entreprises de toute taille. Bien qu'il soit difficile de savoir de quelle technologie vous avez besoin, beaucoup d'entreprises y investissent tellement rapidement qu'elles ne savent même plus de quelles ressources elles disposent en réalité. Cela peut être un cauchemar pour les stratégies de planification et le contrôle des coûts.
• Donner du sens à une infrastructure informatique complexe
  En lien avec ce qui a été dit ci-dessus, les professionnels de l'informatique gèrent actuellement un ensemble de matériels, de logiciels et de serveurs de plus en plus étendu et complexe. Ils ont déjà investi dans de nombreux systèmes et outils qu'ils sont malheureusement susceptibles de ne pas optimiser. La solution réside dans une meilleure gestion des ressources disponibles et non dans l'investissement dans de nouvelles ressources, ce qui s'avère également plus économique.
• Respecter les normes en matière de sécurité et de conformité
  Pour renforcer la sécurité et la conformité informatiques, vous devez être en mesure d'accéder aux données sur les vulnérabilités ainsi que sur les licences de logiciel, les contrats et plus encore. Sans ces données, vous ne pourrez pas savoir si la sécurité et la conformité sont garanties, ce qui serait une bombe à retardement. Les professionnels de l'informatique doivent tout simplement entretenir leur base de données sur les ressources informatiques et être prêts à signaler tout problème. Les logiciels d'ITAM permettent d'automatiser les rapports, de favoriser la conformité et d'accélérer les enquêtes suite à des cyberattaques.

L'ITAM offre de nombreux avantages :

• Gérer plus facilement les ressources, grâce à une base de données centralisée
  Le suivi et la gestion des actifs peuvent être difficiles lorsque celles-ci se trouvent à différents endroits et/ou sur des tableurs obsolètes. Un système de suivi décentralisé crée du désordre et un manque de précision, ce qui engendre de l'inefficacité et la prise de mauvaises décisions. Au contraire, avoir une source de vérité unique permet aux organisations de savoir quelles ressources elles possèdent et lesquelles il faut déclasser, mettre à niveau ou optimiser.
• Maximiser la réduction des coûts et de l'efficacité
  Grâce à l'ITAM, vous pourrez utiliser des actifs logiciels coûteux, limiter les risques informatiques et réduire les déchets ainsi que les coûts grâce à des données exploitables en temps réel sur l'inventaire des ressources, qui vous permettront de prendre des décisions éclairées.
  Les dirigeants peuvent également voir l'état de leurs actifs logiciels ainsi que le cycle de vie complet de chaque actif. Lorsqu'une ressource n'est plus utilisée ou est en panne, vous pourrez l'éliminer ou la remplacer au bon moment et de façon rentable.
• Intégrer et radier les employés facilement
  L'ITAM permet aux organisations de gérer les actifs logiciels de tous les employés, qu'ils entrent ou qu'ils sortent de votre organisation. Vous pourrez ainsi garantir que les nouvelles recrues ont les bons actifs pour bien démarrer et que les actifs de ceux qui partent sont en sécurité et prêts à être réutilisés.
• Garantir la conformité en matière d'attribution de licence pour les logiciels
  Les entreprises qui utilisent des logiciels tiers doivent respecter les conditions générales d'utilisation de la licence. En effet, les fournisseurs de logiciels peuvent parfois faire un audit sur l'utilisation de leur logiciel afin de garantir la conformité. Ne pas respecter la licence et les accords peut mener à de lourdes amendes, ou pire encore.
  Un logiciel ITAM surveille automatiquement tous les logiciels installés sur tous les ordinateurs, prépare des rapports et garantit la conformité à tous les accords de licence pertinents.
• Prendre des décisions éclairées
  Les données fournies par l'ITAM aident les entreprises à évaluer les achats et déploiments de logiciels/matériels précédents, ce qui leur permet de mettre en place des processus d'achats basés sur les données pour le présent et le futur. L'ITAM fournit des données clés pour la budgétisation et les prévisions. Cela comprend les ressources qui sont presque en fin de vie, les coûts potentiels de remplacement, ainsi que la mise à niveau des données sous garantie, afin que votre entreprise évite les frais de réparation inutiles ou les amendes liées au non-respect des accords de niveau de service (SLA).
• Protéger votre entreprise et vos utilisateurs des menaces de cybersécurité
  Associer la gestion des ressources informatiques à la cybersécurité est essentiel pour protéger vos ressources des cybermenaces. Cette association renforce la gestion de la vulnérabilité et optimise la réponse aux incidents en équipant les entreprises afin qu'elles puissent faire face à des cybermenaces en évolution constante et à d'autres défis de sécurité.
  Grâce à la visibilité sur votre réseau informatique que vous procure l'ITAM, vous pourrez détecter immédiatement les cybermenaces émergentes et l'endroit où elles se trouvent ainsi que leur impact sur votre réseau, et les éliminer.

Quels sont les composants essentiels de la gestion des ressources informatiques ?

Parmi les éléments essentiels de l'ITAM, on trouve :

• La détection automatique des ressources : l'ITAM détecte automatiquement tous le matériel et les logiciels installés sur le réseau d'une organisation.
• La gestion de l'inventaire : l'ITAM permet d'enregistrer les ressources qu'une organisation utilise. L'inventaire comprend des données telles que le nom de la ressource, le type d'accord de licence et la version.
• La gestion des licences : l'ITAM permet de stocker les licences des ressources. L'organisation reçoit automatiquement une alerte si elle utilise rarement la licence et si elle risque d'enfreindre l'accord de licence (c'est-à-dire, si elle achète un logiciel qu'elle utilise peu ou jamais), ou si elle utilise trop souvent la licence. L'ITAM permet également de suivre les dates d'expiration des accords de licence et envoie une alerte à l'organisation avant les échéances. Les avantages en termes de conformité sont indéniables.
• Gestion des versions et des correctifs : l'ITAM vous permet de suivre la mise en œuvre de nouveaux correctifs et de nouvelles versions afin que vos ordinateurs soient mis à jour, sécurisés et qu'ils fonctionnent correctement.

Quel est le lien entre l'ITAM et la cybersécurité ?

L'ITAM est une composante essentielle pour renforcer votre posture de sécurité. La gestion des ressources informatique offre une visibilité accrue et vous permet de savoir quels appareils se connectent à votre système, la façon dont ils le font, la durée de leur connexion, ce qu'ils font et plus encore.

Lorsque des cybermenaces émergent et que votre système est compromis, l'ITAM vous fournit des données pertinentes en temps voulu grâce auxquelles vous pouvez enquêter et atténuer les risques. Sans l'ITAM, vous avanceriez à tâtons dans une tempête de cyberattaques.

Grâce à la visibilité que vous procure l'ITAM, vous pouvez :

• Détecter les cybermenaces et leur origine
• Enquêter sur la source de la cybermenace et sur l'impact qu'elle peut avoir sur votre réseau
• Agir contre ces cybermenaces

Réfléchissez à vos besoins en matière de gestion des ressources informatiques. Faites un inventaire des technologies et des fournisseurs avec lesquels vous gérez déjà vos ressources informatiques. Cette auto-évaluation vous permettra de définir l'approche que vous adopterez lorsque vous ferez la transition vers un outil de gestion des ressources informatiques plus complet. 

Une fois que vous aurez fait le point sur ce que vous avez mis en place en matière de gestion des ressources, faites des recherches et rassemblez des informations pour voir ce que vous pouvez améliorer. Consultez les ressources ci-dessous.  

Voici les questions à vous poser :

• Comment les meilleures entreprises gèrent-elles leurs ressources informatiques ?
• Comment hiérarchiser nos objectifs pour nous améliorer ?
• Que devrait-on attendre d'une solution et/ou d'un fournisseur ITAM ?

Quels outils et fonctionnalités un système ITAM offre-t-il en général ?

Les solutions ITAM ne sont pas toutes rigoureusement identiques. Il existe cependant 7 outils/fonctionnalités indispensables :

• Saisie manuelle des ressources : elle vous permet d'ajouter n'importe quelle ressource et de développer votre base de données.
• Importation des ressources en masse : pour faciliter l'intégration et la migration des données provenant d'autres sources (par le biais d'un modèle téléchargeable).
• Inventaire : un aperçu unique de votre base de données sur lequel vous retrouverez toutes les informations pertinentes.
• Aperçu détaillé de la ressource : vous permet d'accéder au profil de l'élément sélectionné et aux informations détaillées qui s'y rapportent.
• Actions sur la ressource : vous permet d'effectuer des tâches de gestion de la ressource de base, aussi bien à partir de l'inventaire que de l'aperçu détaillé ou au cours de la saisie manuelle.
• Catégories personnalisables : champs ou étiquettes qui vous permettent d'adapter les informations/données aux besoins/à la façon de faire de votre entreprise.
• Fonction de recherche : vous permet de trouver la ressource informatique ou l'information dont vous avez besoin dans votre base de données.

Quelles sont les meilleures pratiques pour la mise en œuvre de l'ITAM ?

Les meilleures pratiques de mise en œuvre de l'ITAM sont en évolution constante. Elles doivent être adaptées à vos besoins, cependant nous en avons rassemblé quelques-unes que vous pourrez suivre lors de la mise en œuvre de l'ITAM :

Définissez clairement des objectifs et des cadres

Commencer par définir en détail les objectifs de votre programme d'ITAM. Définissez exactement les types de ressources que vous allez gérer, les données que vous allez devoir recueillir et les objectifs que vous souhaitez atteindre en matière de gestion des données (c'est-à-dire les indicateurs clés de votre succès). L'ITAM vous aidera à les atteindre, mais vous devrez d'abord les définir.

Obtenez l'accord du responsable

Veillez à ce que le responsable senior vous accorde un budget et à trouver un sponsor pour la mise en place de l'ITAM. L'ITAM sera ainsi une priorité stratégique, et ne sera pas mise de côté en cours de mise en œuvre.

Mettez une équipe pluridisciplinaire en place

Créez une équipe composée de membres du service d'informatique, d'achats, des finances et des autres services concernés. Cette équipe veillera à ce qu'une méthode de mise en œuvre de l'ITAM exhaustive soit adoptée.

Créez et documentez des politiques et des procédures

Développez des politiques et des procédures d'ITAM claires qui permettront de définir la méthode d'achat, de suivi et de mise au rebut des ressources. Veillez à ce que ces politiques correspondent aux objectifs de votre organisation et aux exigences en matière de conformité.

Gérez l'inventaire en permanence

Créez un inventaire exhaustif de toutes vos ressources informatiques, y compris les matériels, les logiciels, les licences et les données associées. Si possible, utilisez des outils automatisés pour la détection des ressources.

Garantissez l'exactitude et la qualité des données

Faites tout ce qui est en votre pouvoir afin d'avoir toutes les données à votre disposition et de garantir leur fiabilité et leur précision. Validez-les régulièrement pour éliminer tout manque de précision.

Classez et catégorisez les ressources

Classez vos ressources informatiques en fonction de leur importance, de leur propriétaire et d'autres facteurs importants. Cela vous aidera à établir des priorités en matière de gestion et à prendre des décisions éclairées.

Bâtissez des méthodes de gestion des ressources informatiques pour l'ensemble du cycle de vie

Développez des processus pour la totalité du cycle de vie de la ressource, de l'achat à la mise au rebut, en passant par la mise à jour. Cela comprend le suivi de la garantie et des contrats d'assistance.

Automatisez les outils et la technologie

Investissez dans des outils et des logiciels ITAM pour l'automatisation et l'optimisation de la détection de ressource, du recueil et des rapports de données de la ressource. Une fois l'automatisation mise en place, la quantité de travail manuel et d'erreurs qu'il engendre diminuera fortement. C'est en cela que consiste l'ITAM : renforcer l'efficacité.

Si vous êtes arrivé jusqu'ici, vous en savez déjà plus sur la gestion des ressources informatiques que de nombreux professionnels du secteur. Voici quelques ressources pour en savoir encore plus :

• International Association of IT Asset Managers (IAITAM) : une des organisations les plus reconnues du secteur. L'IAITAM offre des certifications, des formations et des événements afin d'aider les professionnels de l'informatique à rester au courant des meilleures pratiques en matière d'ITAM.
  • Branches locales et groupes d'utilisateurs de l'IAITAM : il existe de nombreuses branches locales et groupes d'utilisateurs de l'IAITM qui peuvent vous fournir d'excellentes occasions de partager vos connaissances avec d'autres professionnels de l'ITAM.
• Revue ITAM : une ressource en ligne qui vous fournit des actualités, des articles et des critiques liés au domaine de la gestion des ressources informatiques.
• Organisations de gestion des actifs logiciels (SAM) : selon votre objectif, des organisations de SAM telles que l'International Business Software Managers Association (IBSMA) ou la Business Software Alliance (BSA) peuvent vous fournir des informations et des ressources précieuses.
• Ressources propres aux fournisseurs : de nombreux fournisseurs de solutions informatiques, dont GoTo, disposent de leurs propres ressources liées à la gestion de leurs produits. Celles-ci peuvent s'avérer précieuses si vous avez les offres d'ITAM de fournisseurs particuliers en tête.