Las empresas actuales tienen un inventario de activos de TI en continua evolución, que son hardware (dispositivos como portátiles, tabletas, teléfonos móviles y más), software (los programas que se ejecutan en estos dispositivos), licencias, contratos de asistencia/acuerdos de nivel de servicio (SLA), sistemas de gestión de datos, etc. Estos activos no solo son costosas inversiones empresariales, también son fundamentales para impulsar el crecimiento de la empresa y fomentar la productividad de las personas.

La gestión de activos de TI (ITAM) permite a los equipos de TI gestionar el ciclo de vida completo de los activos de TI de una empresa, con el objetivo de lograr una mayor rentabilidad de la inversión (ROI) y una posición de seguridad para la empresa.

¿Hasta qué punto es importante ITAM para TI?

En la era digital actual, donde son esenciales cada vez más activos de TI para fomentar el trabajo (ya sea híbrido, remoto o en la oficina) y en la que las inversiones en activos de TI ocupan un lugar muy destacado en el balance de todas las empresas, la ITAM nunca ha sido tan importante. Las soluciones de gestión de activos de TI ofrecen a las organizaciones una visibilidad completa no solo de su inventario de hardware y software, sino también de cómo se utilizan, se da asistencia y se protegen los activos, entre otras cosas. También les ayuda a gestionar de forma óptima esos activos indispensables.

En un momento en el que las ciberamenazas crecen en número y sofisticación, las herramientas de la ITAM también ayudan a las organizaciones a protegerse a sí mismas (y a sus datos), permitiéndoles tanto evitar como responder eficazmente a los ciberataques.

¿Por qué es importante la gestión de activos de TI?

Si no mantiene, actualiza, gestiona y optimiza adecuadamente los caros activos de TI, está tirando el dinero por la ventana.

ITAM desempeña un papel importante en las operaciones empresariales modernas porque proporciona visibilidad y control, lo que permite gestionar de forma dinámica y obtener el máximo valor de cada activo. ITAM mejora los costes y la eficiencia operativa ampliando la vida útil de los activos de TI y ayudando a las organizaciones a saber qué activos están llegando al final de su vida útil y deben sustituirse.

¿Quién necesita un software de gestión de activos de TI?

Toda organización que tenga activos de TI que gestionar y proteger puede beneficiarse del software de gestión de activos de TI. Las empresas y los equipos de TI de todos los tamaños obtienen valor al tener la capacidad de hacer seguimiento y gestionar activos, incluidos hardware, software y servidores a lo largo de su ciclo de vida, así como:

• Conectar los activos de TI a usuarios específicos con fines de cumplimiento o rendición de cuentas.
• Asociar activos con dispositivos en línea.
• Correlacionar activos con tickets de asistencia, lo que permite una única visión unificada de dispositivos, software y usuarios.

¿Qué problemas o retos ayudan a afrontar la ITAM a las organizaciones?

La gestión de activos de TI ayuda a resolver varios retos de TI esenciales:

• Aumento de costes en medio de un cambio de TI cada vez mayor
  Hoy en día, las presiones de los costes y el ritmo creciente de la transformación digital afectan a todas las empresas de todos los tamaños. Saber qué tecnología se necesita es todo un reto, pero muchas organizaciones avanzan tan rápido en la adquisición de tecnología que ni siquiera saben de qué activos de TI disponen en realidad. Esto puede ser una pesadilla para la planificación estratégica y el control de costes.
• Dar sentido a una infraestructura de TI compleja
  En relación con lo anterior, los profesionales de TI actuales deben prestar asistencia a una creciente y vertiginosa variedad de hardware, software y servidores. Ya disponen de varios sistemas y herramientas, y (desafortunadamente) es probable que no estén optimizando aquello por lo que ya han pagado. Salir a comprar más activos no es la solución, mientras que gestionar mejor los que ya se tienen sí lo es (y la optimización de los activos es, además, más rentable).
• Cumplir las normas de seguridad y conformidad
  Para impulsar el cumplimiento y la seguridad eficaces de las TI, necesita acceder a los datos sobre vulnerabilidades y a los relativos a licencias de software, contratos, etc. Sin esos datos, ni siquiera se puede saber si se está seguro y se cumple la normativa: es un desastre a punto de ocurrir. Los profesionales de TI simplemente deben mantener su base de datos de activos de TO y estar preparados para informar al respecto. El software de ITAM automatiza la creación de informes y facilita el cumplimiento. También hace posible una investigación rápida y eficaz de los ciberataques.

ITAM ofrece muchas ventajas, entre ellas:

• Gestión más sencilla de los activos mediante una base de datos de activos centralizada.
  El seguimiento y la gestión de los activos pueden resultar extremadamente difíciles cuando figuran en distintos lugares u hojas de cálculo obsoletas. Un sistema de seguimiento descentralizado crea desorganización e imprecisión, lo que provoca ineficacia y una mala toma de decisiones empresariales. Por otro lado, disponer de una única fuente de referencia permite a las empresas saber qué activos poseen y cuáles deben retirarse, actualizarse u optimizarse.
• Maximiza el ahorro de costes y la eficiencia
  ITAM respalda el uso eficiente de los caros activos de TI, mitiga el riesgo de TI, minimiza el despilfarro y reduce los costes con datos prácticos y en tiempo real sobre el estado actual del inventario de activos que permiten tomar decisiones informadas.
  Los responsables pueden ver el estado de sus activos de TI con visibilidad de todo el ciclo de vida de cada activo. Cuando un activo ya no se utiliza o se estropea, puede desecharse o sustituirse de forma oportuna y rentable.
• Procesos más ágiles para nuevas incorporaciones y bajas
  ITAM permite a las organizaciones hacer seguimiento y gestionar los activos de TI de todos los empleados, tanto los que entran como los que salen de la organización, para garantizar que los nuevos empleados dispongan de los activos de TI que necesitan para empezar a trabajar y que los activos de TI de los que se van estén protegidos y disponibles para que otros los utilicen.
• Ayuda a garantizar el cumplimiento de las licencias de software
  Las empresas que adquieren licencias de software de terceros deben cumplir los términos y condiciones de la licencia. De hecho, los proveedores de software a veces intervienen y auditan el uso que una empresa hace de su software para garantizar el cumplimiento. El incumplimiento de licencias y acuerdos puede acarrear multas cuantiosas o algo peor.
  ITAM supervisa automáticamente todo el software instalado en todos los ordenadores, elabora informes y ayuda a garantizar que sus activos de TI cumplen todos los acuerdos de licencia pertinentes.
• Apoya la toma de decisiones informada
  Los datos proporcionados por ITAM ayudan a las empresas a evaluar las adquisiciones e implementaciones anteriores de software y hardware, lo que a su vez contribuye a mejorar el proceso de adquisición en el presente y en el futuro. ITAM proporciona datos clave para la elaboración de presupuestos y previsiones. Esto incluye los próximos activos que llegan al final de su vida útil, los posibles costes de sustitución, así como datos actualizados sobre las garantías para que su empresa pueda evitar gastos de reparación innecesarios o multas por incumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA).
• Protege su empresa y a sus usuarios de las amenazas de ciberseguridad
  Combinar la gestión de activos de TI con la ciberseguridad es fundamental para proteger sus activos de las ciberamenazas. Esta combinación de ITAM y ciberseguridad refuerza la gestión de vulnerabilidades y optimiza la respuesta ante incidentes, dotando a las empresas de los medios necesarios para hacer frente a las ciberamenazas en continua evolución y otros retos de seguridad.
  ITAM le proporciona visibilidad de su infraestructura de TI, lo que le ayuda a detectar las ciberamenazas cuando y donde surgen, investigar el origen de la ciberamenaza y su impacto en la red, y hacer algo para hacerles frente.

¿Cuáles son los componentes básicos de la gestión de activos de TI?

Algunos de los componentes básicos de ITAM son:

• Detección automática de activos: ITAM detecta automáticamente todo el hardware y software instalado en la red de una organización.
• Gestión del inventario: ITAM mantiene un registro de todos los activos utilizados por una organización. El inventario incluye datos de los activos como nombre, tipo de acuerdo de licencia y versión.
• Gestión de licencias: ITAM almacena las licencias de los activos. La organización recibe una alerta automática si no tiene licencias suficientes y corre el riesgo de incumplir un acuerdo de licencia o si tiene demasiadas licencias (es decir, si adquiere software que utiliza poco o no utiliza). ITAM también hace seguimiento de las fechas de vencimiento de los acuerdos de licencia y alerta a la organización antes de la fecha de vencimiento correspondiente. En términos de cumplimiento, el beneficio es evidente.
• Gestión de parches y versiones: ITAM hace seguimiento de la implementación de nuevos parches y versiones de software con el fin de mantener todos los ordenadores seguros, actualizados y funcionando de forma eficiente.

¿Cuál es la conexión entre ITAM y la ciberseguridad?

ITAM es un aspecto importante de una estrategia de ciberseguridad sólida. La gestión de activos de TI le ofrece una visibilidad total de los dispositivos que se conectan a su sistema, cómo se conectan, cuánto tiempo permanecen conectados, qué hacen y mucho más.

Cuando se producen ciberamenazas y su sistema sufre una brecha, ITAM le proporciona datos relevantes y oportunos que puede utilizar para investigar y mitigar las amenazas. Sin ITAM, podría estar "volando a ciegas" hacia una ola de ciberataques.

Con la visibilidad que proporciona ITAM, puede:

• Detectar las ciberamenazas cuando y donde surjan.
• Investigar el origen de la ciberamenaza y su impacto en la red.
• Hacer algo para abordar esas ciberamenazas.

Tenga en cuenta sus necesidades específicas en relación con la gestión de sus activos de TI. Debería hacer inventario de las tecnologías y proveedores con los que ya trabaja para gestionar sus activos de TI. Esta autoevaluación le ayudará a determinar el enfoque a la hora de hacer la transición a una herramienta de gestión de activos de TI más completa. 

Una vez que haya determinado lo que ya tiene para la gestión de activos, recopile información o investigue para poder comprender mejor cuáles son las mejoras posibles. Consulte nuestra lista de recursos a continuación.  

Aquí tiene algunas preguntas interesantes:

• ¿Cómo gestionan los activos de TI las mejores empresas del sector?
• ¿Cómo podemos priorizar cada uno de nuestros objetivos para impulsar una mejora en lo que hacemos?
• ¿Qué debemos esperar de cualquier solución o proveedor de ITAM?

¿Qué herramientas o funciones ofrece un sistema ITAM típico?

Bueno, no todas las soluciones ITAM son exactamente iguales, pero aquí tiene 7 herramientas/funciones que le gustaría tener:

• Introducción manual de activos: le permite añadir manualmente cualquier tipo de activos de hardware de TI y empezar a crear su base de datos.
• Importación masiva de activos: para facilitar la incorporación y migración de datos de otras fuentes (mediante una plantilla descargable).
• Lista de inventario: una única vista de su base de datos de activos que muestra toda la información relevante.
• Vista detallada de activos: le permite acceder al perfil de un elemento seleccionado y a toda la información detallada vinculada a dicho elemento.
• Acciones de activos: le permite realizar tareas básicas de gestión de activos por elemento, ya sea desde la lista de inventario, la vista detallada o durante la entrada manual.
• Categorías personalizadas: campos o etiquetas que permiten ajustar la información o datos a las necesidades o formas de trabajar específicas de sus empresas.
• Capacidad de búsqueda: le permite encontrar el activo de TI o la información que necesita en su base de datos.

¿Cuáles son las prácticas recomendadas para implementar ITAM?

Las prácticas recomendadas para implementar ITAM están en constante evolución y deben adaptarse a sus necesidades, pero aquí tiene una selección de esas prácticas recomendadas que debe seguir cuando quiera implementar ITAM:

Definir unos objetivos y un alcance claros

Empiece por detallar los objetivos exactos de su programa ITAM. Defina exactamente qué activos de TI va a gestionar, qué datos necesita recopilar y qué resultados espera obtener en el ámbito de la gestión de activos (es decir, sus KPI/estadísticas de éxito). ITAM le ayudará a conseguirlo, pero tiene que empezar con un objetivo en mente.

Conseguir el apoyo de los directivos

Obtenga el apoyo y el presupuesto de los altos cargos directivos y consiga un patrocinador para su iniciativa ITAM. Esto garantiza que ITAM se trate como una prioridad estratégica y no se quede estancada a mitad de la implementación.

Crear un equipo interdisciplinar

Cree un equipo con miembros relevantes de TI, compras, finanzas y otros departamentos implicados. Este equipo interdisciplinar garantizará un enfoque integral de la implementación de ITAM.

Crear y documentar políticas y procedimientos

Desarrolle políticas y procedimientos claros de ITAM que definan cómo se adquieren, se hace seguimiento y se eliminan los activos de TI, al tiempo que se asegura de que estas políticas se alinean con los objetivos y requisitos normativos de su organización.

Llevar a cabo una gestión de inventario continua

Cree un inventario completo de todos sus activos de TI, incluidos hardware, software, licencias y datos asociados. Siempre que sea posible, utilice herramientas automatizadas para descubrir activos.

Garantizar la exactitud y calidad de los datos

Haga todo lo posible para garantizar que los datos recopilados sobre los activos sean precisos, estén actualizados y sean completos. Valide estos datos periódicamente para eliminar posibles imprecisiones.

Clasificar y categorizar los activos

Clasifique sus activos de TI en función de su importancia, propiedad y otros factores relevantes. Esto ayuda a priorizar los esfuerzos de gestión y a tomar decisiones informadas.

Crear capacidades de gestión del ciclo de vida de los activos

Desarrolle procesos para todo el ciclo de vida de los activos, desde su adquisición hasta su actualización y eliminación. Esto incluye el seguimiento de los contratos de garantía y asistencia.

Automatizar herramientas y tecnología

Invierta en software y herramientas ITAM que puedan automatizar y optimizar todo el flujo de trabajo de descubrimiento de activos, recopilación de datos relacionados con los activos e informes relacionados con los activos. Una vez configurada la automatización, la cantidad de trabajo manual y de imprecisiones provocadas manualmente se reducirá drásticamente. De eso trata ITAM, de impulsar la eficiencia.

Si ha leído hasta aquí, ya sabe más sobre gestión de activos de TI que muchos profesionales de TI. Aquí tiene algunos recursos para aprender aún más:

• Asociación Internacional de Gestores de Activos de TI (IAITAM): una de las organizaciones más reconocidas en el sector, IAITAM ofrece certificaciones, formación y eventos para ayudar a los profesionales de TI a mantenerse al día con las prácticas recomendadas de ITAM.
  • Delegaciones locales y grupos de usuarios de la IAITAM: existen muchas delegaciones locales y grupos de usuarios afiliados a la IAITAM que pueden ofrecer excelentes oportunidades para compartir conocimientos con otros profesionales de ITAM.
• Reseña de ITAM: un recurso en línea que proporciona noticias, artículos y reseñas relacionados con la gestión de activos de TI.
• Organizaciones de gestión de activos de software (SAM, por sus siglas en inglés): dependiendo de su enfoque, organizaciones de SAM como la International Business Software Managers Association (IBSMA) o la Business Software Alliance (BSA) pueden proporcionar recursos e información valiosos.
• Recursos específicos del proveedor: muchos proveedores de soluciones de TI, incluido GoTo, tienen sus propios recursos relacionados con la gestión de activos para sus productos. Pueden ser valiosos si está evaluando proveedores específicos y sus ofertas en torno a ITAM.